Ein sauberes Dokumentenmanagement mit SharePoint ist keine bloße Fleißaufgabe, sondern eine strategische Notwendigkeit. Es geht darum, Effizienz zu schaffen und Wachstum überhaupt erst zu ermöglichen. Anstatt Dokumente in unübersichtlichen Ordnern zu vergraben, bauen wir eine zentrale, durchsuchbare und automatisierte Wissensbasis auf. Das Versionschaos hat ein Ende und die Zusammenarbeit im Team läuft endlich reibungslos.

Warum unstrukturierte Daten Ihr Wachstum ausbremsen

Jedes wachsende Team kennt das: Wichtige Informationen sind überall verstreut – auf Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern, auf lokalen Rechnern. Was anfangs nur umständlich ist, entwickelt sich schnell zu einer echten Wachstumsbremse. Die Suche nach dem richtigen Dokument wird zum zeitraubenden, täglichen Ritual.

Dieses Problem ist messbar. Die Zeit, die Mitarbeiter in deutschen Unternehmen mit der Informationssuche verbringen, ist von unter 13 % im Jahr 2013 auf fast 20 % im Jahr 2022 gestiegen. Ein Hauptgrund: Bei rund 69 % der Firmen fehlen klare Regeln für die Dateiablage. Mehr zu dieser Studie finden Sie in diesem Beitrag zum SharePoint Dokumentenmanagement auf buero-kaizen.de.

Die versteckten Kosten des Chaos

Unstrukturierte Daten verursachen Kosten, die oft übersehen werden. Es geht nicht nur um die verlorene Zeit im Tagesgeschäft – es geht darum, dass diese Ineffizienz die Skalierbarkeit Ihres gesamten Unternehmens gefährdet.

Die typischen Symptome sind:

• Versionschaos: Teams arbeiten mit veralteten Vertragsentwürfen oder Spezifikationen. Das Ergebnis sind Fehler, Nacharbeit und im schlimmsten Fall rechtliche Konsequenzen.
• Doppelte Arbeit: Informationen werden nicht gefunden und daher neu erstellt. Das verschwendet Ressourcen und schafft inkonsistente Daten.
• Fehlende Transparenz: Wer hat wann was geändert oder freigegeben? Ohne Nachvollziehbarkeit ziehen sich Entscheidungsprozesse in die Länge.

Ineffizientes Dokumentenmanagement ist wie Navigieren ohne Karte. Man kommt vielleicht irgendwann an, aber der Weg ist unnötig lang, teuer und voller Risiken. SharePoint gibt Ihnen die Karte und das GPS.

SharePoint als strategische Lösung

Genau hier kommt SharePoint als Teil von Microsoft 365 ins Spiel. Es ist weit mehr als nur ein Cloud-Speicher; es ist eine Plattform, die gezielt entwickelt wurde, um Schwachstellen in der Informationsarchitektur zu beheben. Statt nur Dateien abzulegen, bauen Sie mit Dokumentenmanagement in SharePoint ein intelligentes, prozessorientiertes System auf.

Diese Tabelle verdeutlicht die direkten Verbesserungen durch die Einführung von SharePoint im Vergleich zu einer unstrukturierten Dateiablage.

Vergleich Vorher vs. Nachher SharePoint als DMS

Die Tabelle macht deutlich: Der Wechsel ist kein reines IT-Upgrade, sondern eine grundlegende Verbesserung der Arbeitsweise.

Der strategische Nutzen liegt darin, passive Dateisammlungen in aktive Unternehmenswerte zu verwandeln:

• Schnellere Prozesse: Dank Metadaten, einer mächtigen Suchfunktion und automatisierten Workflows finden Teams Informationen in Sekunden statt in Stunden.
• Bessere Zusammenarbeit: Gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit, klare Freigabeprozesse und eine zentrale „Single Source of Truth“ verhindern Missverständnisse.
• Solide Governance-Basis: Definierte Berechtigungen, Versionierung und Aufbewahrungsrichtlinien stellen sicher, dass Compliance-Anforderungen erfüllt und Daten sicher verwaltet werden.

Für Gründer und CTOs bedeutet dies, eine zukunftssichere Grundlage für das Wissensmanagement zu schaffen, die mit dem Unternehmen wächst und die Skalierung aktiv unterstützt.

Eine skalierbare SharePoint-Architektur aufbauen

Ein funktionierendes Dokumentenmanagement mit SharePoint erfordert eine gut durchdachte Architektur, die mit dem Unternehmen mitwachsen kann. Ohne einen klaren Plan entsteht oft nur eine digitale Kopie des alten, chaotischen Netzlaufwerks – nur diesmal in der Cloud.

Die Grundlage einer sauberen Architektur ist die logische Trennung von Inhalten. Statt alles an einem Ort zu horten, sollten Sie die Struktur von SharePoint gezielt nutzen, um von Anfang an für Klarheit zu sorgen.

Hub-Sites und Team-Sites strategisch einsetzen

SharePoint stellt verschiedene Website-Typen bereit, die jeweils einen eigenen Zweck erfüllen. Die richtige Wahl ist der erste Schritt zu mehr Übersicht und leichterer Verwaltung.

• Team-Sites: Dies sind die Arbeitsbereiche Ihres Systems. Jede Abteilung (wie Marketing oder Finanzen) oder jedes größere Projekt bekommt eine eigene Team-Site. Hier findet die tägliche Zusammenarbeit statt, und die Berechtigungen sind eng auf das jeweilige Team zugeschnitten.
• Kommunikationswebsites: Sie dienen dazu, Informationen an ein breiteres Publikum zu verteilen, etwa im Unternehmens-Intranet oder einer Wissensdatenbank.
• Hub-Sites: Eine Hub-Site ist ein digitaler Knotenpunkt, der thematisch zusammengehörende Team- und Kommunikationswebsites bündelt. Eine Hub-Site „Projektmanagement“ könnte beispielsweise alle einzelnen Projekt-Team-Sites miteinander verknüpfen. Das Ergebnis ist eine einheitliche Navigation, ein gemeinsames Design und eine übergreifende Suche.

Ohne eine solche klare Architektur führen unstrukturierte Daten schnell zu Chaos und im schlimmsten Fall zum Stillstand der Produktivität.

Die Grafik macht deutlich: Ohne geplante Struktur leidet die Effizienz, und das System wird unbrauchbar. Eine skalierbare Architektur verhindert diesen Kollaps von vornherein.

Der häufigste Fehler aus meiner Praxis? Unternehmen behandeln SharePoint wie ein reines Cloud-Laufwerk. Die wahre Stärke entfaltet sich aber erst durch eine flache, logische Site-Struktur in Kombination mit intelligenten Metadaten. Tief verschachtelte Ordnerhierarchien sind ein Relikt der Vergangenheit.

Der Paradigmenwechsel: Weg von Ordnern, hin zu Metadaten

Der größte Hebel für ein effizientes Dokumentenmanagement mit SharePoint ist der Abschied von starren Ordnerstrukturen. Setzen Sie stattdessen auf Metadaten. Anstatt eine Datei in einem Labyrinth wie \Projekte\Kunde_A\2024\Rechnungen\Q3\ zu vergraben, versehen Sie sie mit beschreibenden Informationen.

Stellen Sie sich Metadaten wie intelligente Etiketten vor. Ein Rechnungsdokument bekommt zum Beispiel folgende „Tags“:

• Kundennummer: 4711
• Dokumententyp: Rechnung
• Status: Bezahlt
• Rechnungsdatum: 15.07.2024

Der Vorteil: Dokumente lassen sich dynamisch filtern und anzeigen – unabhängig vom Speicherort. Suchen Sie alle bezahlten Rechnungen von Kunde 4711 aus 2024? Ein paar Klicks genügen. In einer Ordnerstruktur wäre dies eine mühsame, manuelle Suche.

Website-Spalten vs. Listen-Spalten: Der entscheidende Unterschied

Um Metadaten umzusetzen, nutzen Sie in SharePoint Spalten. Dabei gibt es eine wichtige Unterscheidung, die für die Skalierbarkeit Ihres Systems entscheidend ist.

Listen-Spalten (oder Bibliotheks-Spalten):
Diese erstellen Sie direkt in einer einzelnen Dokumentbibliothek. Sie sind schnell angelegt, aber nur genau an diesem einen Ort verfügbar. Ideal für spezifische Informationen, die nirgendwo anders relevant sind.

Website-Spalten (Site Columns):
Diese werden auf Ebene einer kompletten Website definiert. Ihr entscheidender Vorteil: Sie können diese Spalte in jeder Dokumentbibliothek innerhalb dieser Website wiederverwenden. Das stellt sicher, dass ein Metadatum wie „Kundennummer“ überall identisch definiert ist und genutzt wird.

Für ein System, das wachsen soll, gilt die Faustregel: Bevorzugen Sie immer Website-Spalten, sobald ein Metadatum an mehr als nur einem Ort gebraucht wird. Das schafft Konsistenz und vereinfacht die Verwaltung erheblich. Mehr über die Grundlagen für skalierbare Software finden Sie in unserem weiterführenden Artikel.

Konsistenz durch eine zentrale Taxonomie

Was passiert, wenn eine Abteilung ihre Dokumente mit „Marketing“ verschlagwortet und eine andere „Vertrieb & Marketing“ nutzt? Es entsteht ein Daten-Wirrwarr, das Suchen und Auswertungen verkompliziert.

Hier kommt der Term Store (Begriffs-Speicher) ins Spiel. Er dient als zentrales, unternehmensweites Wörterbuch für Ihre wichtigsten Metadaten – eine kontrollierte Taxonomie.

Sie definieren einmalig einen Satz von Begriffen (z. B. alle Abteilungsnamen, Projektstatus oder Dokumententypen). Wenn Benutzer dann ein Dokument verschlagworten, können sie nur aus dieser vordefinierten Liste auswählen.

Der Einsatz des Term Stores ist unverzichtbar, wenn:

1. Konsistenz über das gesamte Unternehmen hinweg erforderlich ist.
2. Hierarchische Begriffe benötigt werden (z. B. Land > Bundesland > Stadt).
3. Mehrsprachigkeit eine Rolle spielt, da Begriffe parallel in verschiedenen Sprachen hinterlegt werden können.

Eine durchdachte Architektur aus Sites, konsequent genutzten Website-Spalten und einer zentralen Taxonomie ist das Fundament für ein Dokumentenmanagement mit SharePoint, das nicht nur heute funktioniert, sondern auch für die Zukunft gerüstet ist.

Zugriffskontrolle und Governance richtig aufsetzen

Eine der kritischsten Fragen im Dokumentenmanagement mit SharePoint ist die Zugriffskontrolle. Wer darf was sehen, wer darf bearbeiten und wer darf löschen? Eine schlecht durchdachte Berechtigungsstruktur ist ein Sicherheitsrisiko und führt schnell zu einem administrativen Albtraum.

Das Fundament für eine saubere und wartbare Lösung ist das Vererbungsprinzip von SharePoint. Normalerweise erbt eine Dokumentenbibliothek die Berechtigungen der übergeordneten Website. Das ist für viele Szenarien ausreichend: Alle Mitglieder einer Team-Site haben denselben Zugriff auf alle Dokumente. Doch die Realität ist oft komplizierter.

Die Vererbung gezielt durchbrechen – aber mit Bedacht

Stellen wir uns eine typische Projekt-Site vor. Alle Teammitglieder arbeiten hier zusammen. In diesem Projekt gibt es jedoch eine Bibliothek mit sensiblen Vertragsdokumenten, auf die nur die Projektleitung und die Rechtsabteilung zugreifen sollen. Genau hier müssen wir die Vererbung unterbrechen.

Die strategische Vorgehensweise sieht so aus:

1. Ausnahme identifizieren: Bestimmen Sie, welche Inhalte (Bibliothek, Ordner oder im Notfall ein einzelnes Dokument) abweichende Rechte benötigen.
2. Vererbung stoppen: Gehen Sie in die Einstellungen des Elements und kappen Sie die Verbindung zur übergeordneten Ebene.
3. Berechtigungen neu definieren: Entfernen Sie die geerbten Gruppen und fügen Sie nur die Personen oder Gruppen hinzu, die wirklich Zugriff benötigen.

Ein klassischer Fehler ist die inflationäre Unterbrechung der Vererbung auf der Ebene einzelner Dokumente. Das Ergebnis ist eine Struktur, die niemand mehr durchschaut oder warten kann. Mein Tipp: Brechen Sie die Vererbung immer so hoch wie möglich in der Hierarchie (z. B. auf Bibliotheksebene) und nur so tief wie absolut nötig. Eine eigene Bibliothek für sensible Daten ist fast immer die bessere Lösung als Dutzende von Ausnahmen auf Dokumentenebene.

Gruppen statt einzelner Personen: Der Schlüssel zur Skalierbarkeit

Berechtigungen direkt an einzelne Benutzer zu vergeben, ist unflexibel. Was passiert, wenn jemand das Team wechselt oder das Unternehmen verlässt? Plötzlich müssen alle individuellen Berechtigungen mühsam aufgespürt und von Hand angepasst werden.

Robuster ist der Einsatz von Microsoft 365-Gruppen. Statt einzelne Personen zu berechtigen, weisen Sie die Rechte einer Gruppe zu – zum Beispiel „Projektleitung Alpha“ oder „Team Marketing“. Die Verwaltung findet dann nur noch an einem Ort statt: bei der Mitgliedschaft dieser Gruppen.

Die Vorteile sind klar:

• Zentrale Verwaltung: Benutzer werden zentral im Microsoft 365 Admin Center verwaltet, nicht verstreut über unzählige SharePoint-Websites.
• Volle Transparenz: Es ist sofort klar, welche Rolle (Gruppe) welchen Zugriff hat.
• Einfache Skalierbarkeit: Ein neues Teammitglied wird einfach zur richtigen Gruppe hinzugefügt und erhält automatisch alle notwendigen Berechtigungen.

Governance-Richtlinien als Leitplanken

Die beste Technik nützt nichts ohne klare Spielregeln. Eine Governance-Richtlinie ist das Regelwerk für Ihr Dokumentenmanagement in SharePoint. Sie sorgt dafür, dass alle das System einheitlich und sicher nutzen. Dabei geht es um praxisnahe und verständliche Anweisungen.

Ihre Governance-Richtlinie sollte mindestens diese Punkte klären:

• Namenskonventionen: Wie sollen Websites, Bibliotheken oder wichtige Dokumente benannt werden? Klare Regeln (z. B. PROJ-Kunde-Vertrag-JJJJMMTT.docx) verhindern Chaos.
• Verantwortlichkeiten: Wer ist der „Owner“ einer Website oder Bibliothek? Diese Person ist der erste Ansprechpartner und für die Einhaltung der Regeln verantwortlich.
• Umgang mit externen Freigaben: Definieren Sie, wer Inhalte mit Externen teilen darf, wie lange diese Links gültig sein sollen und ob eine Anmeldung Pflicht ist.
• Aufbewahrung und Löschung: Legen Sie fest, wie lange Dokumententypen wie Rechnungen oder Projektakten aufbewahrt werden müssen und wann sie sicher gelöscht werden können.

Eine durchdachte Mischung aus technischer Berechtigungsstruktur und klaren Governance-Regeln ist essenziell. Nur so schaffen Sie ein sicheres und benutzerfreundliches DMS, das auch dann stabil läuft, wenn die Datenmenge wächst und die Teams sich verändern.

Manuelle Prozesse mit Power Automate abschaffen

Ein modernes Dokumentenmanagement mit SharePoint ist kein passives digitales Archiv. Es ist ein aktiver Motor für Ihre Geschäftsprozesse, der Routineaufgaben übernimmt und Fehlerquellen beseitigt. Der Schlüssel dazu liegt in der Automatisierung mit Power Automate, das fest in die Microsoft 365-Plattform integriert ist.

Statt Dokumente manuell zu verschieben, per E-Mail zur Freigabe zu schicken oder Wiedervorlagen im Kalender zu notieren, lassen sich diese Abläufe sauber digitalisieren. So verwandeln Sie SharePoint von einem Speicherort in eine proaktive Arbeitsumgebung.

Der Einstieg muss nicht kompliziert sein. Oft sind es die kleinen, wiederkehrenden Aufgaben, deren Automatisierung den größten Effekt hat.

Einfache, aber wirkungsvolle Automatisierungen

Ein simples, aber praktisches Beispiel: die Benachrichtigung über wichtige Dokumente. Nehmen wir an, in einer Bibliothek namens „Kundenverträge“ werden alle neuen Verträge abgelegt. Statt manueller Kontrolle richten wir einen Flow ein.

• Trigger: Eine neue Datei wird in der Bibliothek „Kundenverträge“ erstellt.
• Aktion: Eine anpassbare Benachrichtigung wird sofort per Microsoft Teams an den Kanal „Vertragsmanagement“ gesendet.

Dieser simple Flow stellt sicher, dass das zuständige Team sofort informiert ist. Die Reaktionszeit verkürzt sich, und nichts geht mehr unter.

Ein anderes klassisches Beispiel ist die Archivierung. Anstatt Dokumente mit dem Status „Abgeschlossen“ von Hand zu verschieben, übernimmt das ein Flow.

• Trigger: Ein Dokument in der Bibliothek „Projekte“ wird geändert.
• Bedingung: Der Flow prüft, ob die Metadatenspalte „Status“ den Wert „Abgeschlossen“ hat.
• Aktion: Wenn ja, wird die Datei automatisch in die Archivbibliothek „Projekte_Archiv“ verschoben.

Solche kleinen Helfer entlasten Mitarbeiter von monotoner Arbeit und sorgen dafür, dass Prozessregeln konsequent eingehalten werden.

Mehrstufige Freigabeworkflows aufbauen

Die wahre Stärke von Power Automate zeigt sich bei komplexeren, mehrstufigen Prozessen wie der Rechnungsfreigabe.

Stellen Sie sich eine Dokumentbibliothek „Eingangsrechnungen“ vor. Jede neue Rechnung durchläuft einen klar definierten Prozess:

1. Einreichung: Ein Mitarbeiter lädt eine neue Rechnung hoch und füllt Metadaten wie Rechnungsbetrag und Kostenstelle aus. Der Status wird automatisch auf „Zur Prüfung“ gesetzt.
2. Fachliche Prüfung: Power Automate startet den Flow und schickt eine Genehmigungsanfrage an den Leiter der Kostenstelle. Dieser kann die Rechnung direkt in Teams oder Outlook prüfen und mit „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ kommentieren.
3. Kaufmännische Freigabe: Bei fachlicher Genehmigung und einem Rechnungsbetrag über 1.000 € geht automatisch eine zweite Genehmigungsanfrage an die Buchhaltung.
4. Abschluss: Nach der finalen Freigabe ändert sich der Status des Dokuments auf „Freigegeben zur Zahlung“ und es wird in einen schreibgeschützten Ordner verschoben.

Ein solcher Workflow schafft lückenlose Transparenz. Jeder Beteiligte sieht jederzeit den aktuellen Status. Das Nachhaken per E-Mail entfällt, und der gesamte Prozess ist revisionssicher dokumentiert.

Der finanzielle Nutzen ist hier enorm. Das Produktionsunternehmen Pohli konnte durch SharePoint und Prozessautomatisierung täglich 20 bis 30 Minuten pro Mitarbeiter einsparen, was sich auf bis zu 5.000 Euro pro Jahr summierte. Mehr Details zu diesem Praxisbeispiel finden Sie im Erfahrungsbericht zum Dokumentenmanagement bei it-onlinemagazin.de.

Praxisbeispiel: Onboarding neuer Mitarbeiter

Ein weiteres Paradebeispiel ist der Onboarding-Prozess. Hier müssen verschiedene Dokumente zu unterschiedlichen Zeiten an den neuen Mitarbeiter, die Personalabteilung und den Vorgesetzten verteilt werden. Ein zeitgesteuerter Flow in Power Automate kann das perfekt orchestrieren.

So könnte der Flow aussehen:

• Tag 1: Sobald ein neuer Mitarbeiter in einer SharePoint-Liste angelegt wird, werden automatisch Willkommensunterlagen aus einer Vorlagenbibliothek kopiert und in seinem persönlichen Ordner bereitgestellt. Der neue Kollege erhält dazu eine Benachrichtigung.
• Tag 5: Für den Vorgesetzten wird eine Aufgabe in Microsoft Planner erstellt, um das erste Feedbackgespräch zu planen.
• Tag 30: Die Personalabteilung erhält eine automatische Erinnerung, um die Probezeitbewertung vorzubereiten.

Ein solcher Flow stellt einen konsistenten und professionellen Start sicher. Kein Schritt wird vergessen, und alle Beteiligten sind zur richtigen Zeit informiert. Detailliertere Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel über die Automatisierung von Workflows mit den richtigen Software-Tools.

Die Integration von Power Automate in Ihr Dokumentenmanagement mit SharePoint ist der Hebel, um von einer reaktiven Datenablage zu einem proaktiven System zu kommen. Sie digitalisieren fehleranfällige Routinen, vernetzen Teams effektiver und schaffen Freiräume für wichtige Aufgaben.

Wie Sie die Nutzerakzeptanz im Team sicherstellen

Das beste Dokumentenmanagement mit SharePoint ist wertlos, wenn Ihr Team es nicht nutzt. Ein neues System wird nur dann ein Erfolg, wenn es den Arbeitsalltag spürbar erleichtert – und nicht als zusätzliche Last wahrgenommen wird.

Der Schlüssel liegt darin, die Mitarbeiter von Anfang an einzubeziehen. Machen Sie die Vorteile greifbar. Wenn das Team versteht, warum sich etwas ändert, wächst die Bereitschaft, neue Wege zu gehen. Niemand will mehr minutenlang nach Dokumenten suchen oder fehleranfällige Freigaben per E-Mail jagen. Genau das ist der Hebel.

Kommunikation und Schulung als Erfolgsfaktoren

Transparenz ist der erste Schritt. Erklären Sie nicht nur, was das System kann, sondern welchen konkreten Nutzen es für jede Abteilung bringt. Der Vertrieb profitiert vom schnellen Zugriff auf aktuelle Preislisten, während die Buchhaltung einen klaren Freigabeprozess schätzt.

Maßgeschneiderte Schulungen sind der zweite Hebel. Vergessen Sie pauschale Admin-Schulungen für alle. Rollenspezifische Trainings sind effektiver:

• Für alle Anwender: Eine kurze Einführung in die neue Struktur, die Suche über Metadaten und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten.
• Für Power-User: Vertiefende Einblicke in das Anlegen eigener Ansichten, die Nutzung von Workflows oder das Verwalten von Berechtigungen auf Bibliotheksebene.

Mein Tipp aus der Praxis: Etablieren Sie „SharePoint-Champions“ in Ihren Teams. Das sind technikaffine Kollegen, die als erste Anlaufstelle für Fragen dienen und die Begeisterung für das neue System in ihre Abteilung tragen. Solche Multiplikatoren sind oft wertvoller als jedes Handbuch.

Schaffen Sie eine intuitive Nutzererfahrung

Die Akzeptanz hängt massiv von der Benutzerfreundlichkeit ab. Gestalten Sie die Oberfläche so, dass sie sich von selbst erklärt.

Angepasste Ansichten in Dokumentbibliotheken sind dafür ein mächtiges Werkzeug. Erstellen Sie für wiederkehrende Aufgaben vordefinierte Ansichten, die nur die relevanten Informationen anzeigen – zum Beispiel „Meine offenen Freigaben“ oder „Verträge, die bald auslaufen“.

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die nahtlose Integration in Microsoft Teams. Binden Sie wichtige Dokumentbibliotheken direkt als Tabs in den passenden Kanälen ein. So müssen Mitarbeiter ihre gewohnte Arbeitsumgebung nicht verlassen. Das System kommt zum Nutzer, nicht umgekehrt. Um diesen Prozess reibungslos zu gestalten, werfen Sie einen Blick in unseren Guide zur Automatisierung des Benutzer-Onboardings.

Machen Sie den Erfolg messbar

Um den Nutzen Ihres DMS zu belegen und die Akzeptanz zu stärken, müssen Sie den Erfolg messen. Damit sind nicht nur technische Kennzahlen wie der belegte Speicherplatz gemeint. Aussagekräftiger sind KPIs, die den Mehrwert für Ihr Geschäft widerspiegeln.

Sinnvolle Messgrößen sind zum Beispiel:

• Durchschnittliche Suchzeit: Messen Sie die Zeit für typische Suchanfragen vor und nach der Einführung.
• Anzahl automatisierter Prozesse: Zählen Sie, wie viele manuelle Freigaben durch Power Automate ersetzt wurden.
• Nutzungsstatistiken: Analysieren Sie, welche Bereiche am stärksten genutzt werden und wo es Hürden gibt.
• Reduzierung von Support-Anfragen: Ein Rückgang der „Wo finde ich...?“-Fragen ist ein klares Zeichen für ein funktionierendes System.

Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement mit SharePoint

Zum Abschluss klären wir typische Fragen, die technische Entscheider, CTOs und Gründer bei der Planung eines SharePoint-DMS stellen.

Ist SharePoint für die revisionssichere Archivierung geeignet?

Die kurze Antwort: bedingt ja. Microsoft 365 Purview liefert Werkzeuge, um Dokumente revisionssicher zu machen. Mit Aufbewahrungsrichtlinien und „Unveränderlichkeitsbezeichnungen“ lassen sich Dokumente zuverlässig vor dem Löschen oder Ändern schützen. Das erfüllt in den meisten Fällen die Anforderungen der GoBD.

Achtung: Branchen mit extrem strengen Regularien (z. B. im Finanz- oder Pharmabereich) fordern oft ein echtes WORM-Speichermedium (Write Once, Read Many). Das kann SharePoint Online allein nicht leisten. Hier sind spezialisierte Drittanbieter-Lösungen erforderlich. Für den Großteil der Geschäftsunterlagen ist SharePoint jedoch eine solide und oft völlig ausreichende Wahl.

Wie migriere ich bestehende Daten vom Netzlaufwerk?

Eine Migration ist kein Nebenbei-Projekt. Der erste Schritt ist immer, die Quelldaten aufzuräumen. Löschen Sie Duplikate, veraltete Versionen und nicht mehr benötigte Dateien. Erst danach bauen Sie die neue, saubere Architektur in SharePoint auf.

Für den eigentlichen Umzug der Daten gibt es zwei gängige Wege:

• SharePoint Migration Tool (SPMT): Das kostenlose Tool von Microsoft ist eine gute Wahl für überschaubare Datenmengen ohne komplexe Anforderungen.
• Drittanbieter-Tools: Bei großen, komplexen Migrationen mit Tausenden von Dateien und individuellen Berechtigungen sind professionelle Tools wie ShareGate oder AvePoint oft die sicherere Wahl. Sie bieten mehr Kontrolle, detaillierte Protokolle und sparen erheblich Aufwand.

Was sind die größten Fehler bei der Einführung?

Der häufigste Fehler ist, SharePoint als besseres Netzlaufwerk in der Cloud zu sehen. Wer alte Ordnerstrukturen 1:1 übernimmt, verschenkt das gesamte Potenzial von Metadaten, intelligenter Suche und Automatisierungen.

Ein weiterer Klassiker ist eine fehlende oder schwammige Governance-Strategie. Das Ergebnis ist immer dasselbe: Berechtigungs-Chaos, Frust bei den Nutzern und rapide sinkende Akzeptanz. Wenn nach dem Go-live niemand klar zuständig ist, verwildert selbst das beste System innerhalb weniger Monate.

Eine durchdachte Planung von Architektur, Berechtigungen und Nutzertrainings ist kein „Nice-to-have“, sondern der entscheidende Faktor für den langfristigen Erfolg Ihres Dokumentenmanagements mit SharePoint.

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