Einen Jira Filter zu erstellen, bedeutet, Jira gezielt anzuweisen, welche Vorgänge angezeigt werden sollen. Dies geschieht entweder über eine einfache Benutzeroberfläche für schnelle Suchen oder, für anspruchsvollere Anforderungen, mit der Jira Query Language (JQL) für komplexe Abfragen. Einmal gespeichert, werden diese Filter zum zentralen Steuerungselement für Dashboards, Boards und automatisierte Berichte.

Warum smarte Jira Filter der Schlüssel zu produktiven Teams sind

In der agilen Softwareentwicklung ist ein reibungsloser Informationsfluss entscheidend. Jira dient dabei als zentrale Plattform, kann aber ohne gezielte Organisation schnell unübersichtlich werden. Hier setzen Jira Filter an: Sie sind mehr als nur eine Suchfunktion. Sie transformieren Datenchaos in strukturierte Klarheit und bilden die Grundlage für produktive, datengetriebene Teams.

Ein präzise konfigurierter Filter ermöglicht es Entwicklern, Product Ownern und anderen Stakeholdern, mit einem Klick genau die Informationen abzurufen, die sie benötigen, anstatt sich manuell durch hunderte von Tickets zu arbeiten.

Die Grundlage für effiziente Workflows

Die Fähigkeit, schnell und gezielt einen Jira Filter zu erstellen, ist eine Kernkompetenz für jedes Tech-Team. Sie sorgt dafür, dass alltägliche Fragen sofort beantwortet werden und manuelle Suchvorgänge entfallen.

• Für Entwickler: Ein Filter, der „mir zugewiesene, offene Bugs im aktuellen Sprint“ anzeigt, schafft direkt am Morgen einen klaren Fokus.
• Für Product Owner: Ein Filter für „alle User Stories ohne Story Points“ ist bei der Vorbereitung des nächsten Backlog Refinements essenziell.
• Für Tech-Leads: Ein Filter, der „seit über 3 Tagen blockierte Tickets“ aufdeckt, macht potenzielle Risiken frühzeitig sichtbar.

Die wahre Stärke von Filtern liegt in ihrer Wiederverwendbarkeit. Ein clever erstellter Filter wird zur dynamischen Grundlage für Agile Boards, Dashboard-Gadgets und automatisierte Berichte – ein direkter Hebel für die Produktivität des gesamten Teams.

Diese Praxis ist in der Branche fest etabliert. Eine Umfrage zeigt, dass rund 73 % der PMO-Fachleute im deutschsprachigen Raum Jira für Kernaufgaben wie das Issue-Management einsetzen – eine Disziplin, die ohne Filter kaum denkbar wäre. Entscheidend ist dabei, dass etwa 68 % dieser Nutzer ihre Filter aktiv mit Kollegen teilen, um die Zusammenarbeit zu stärken. Mehr zur Praxis der Filtererstellung und -freigabe findet man beispielsweise auf neusta-inspire.de. Solche Werkzeuge sind genauso essenziell für die tägliche Arbeit wie andere Tools für die reibungslose Zusammenarbeit in Teams.

Der schnelle Einstieg: Filter über die Basis-Suche erstellen

Für die meisten alltäglichen Suchen ist die Standard-Suchfunktion von Jira nicht nur ausreichend, sondern auch sehr leistungsfähig. Sie bietet einen idealen Einstieg, da jedes Teammitglied schnell und ohne Code präzise Ansichten erstellen kann. Dieser visuelle Ansatz vermittelt ein gutes Gefühl für die Filterlogik, bevor man sich mit JQL auseinandersetzt.

Der Prozess beginnt in der Vorgangsansicht („Issues“), wo Kriterien über eine Reihe von Dropdown-Menüs festgelegt werden. Diese decken die gängigsten Felder in Jira ab, wie Projekt, Vorgangstyp, Status und Bearbeiter.

Die Grundlagen der UI-basierten Filterung

Die Basis-Suche ist selbsterklärend: Man wählt Optionen aus, und Jira passt die Ergebnisliste in Echtzeit an.

Die wichtigsten Felder für den Start sind:

• Projekt: Schränkt die Suche auf ein oder mehrere Projekte ein. Dies ist fast immer der erste Schritt, um die Ergebnismenge zu reduzieren.
• Vorgangstyp (Issue Type): Ideal, um gezielt nur nach Bugs, Storys oder Tasks zu filtern.
• Status: Filtert nach dem aktuellen Workflow-Zustand, z. B. „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“.
• Bearbeiter (Assignee): Findet alle Vorgänge, die einer bestimmten Person oder einem Team zugeordnet sind.

Jede Auswahl fügt eine weitere Bedingung hinzu und präzisiert die Suche. Das direkte visuelle Feedback zeigt sofort die Auswirkung auf die Ergebnisliste.

Ein Praxisbeispiel Schritt für Schritt

Ein typisches Szenario: Ein Tech-Lead möchte alle offenen Bugs im aktuellen Sprint für das Frontend-Team im Blick behalten. So würde er diesen Filter in der Basis-Suche erstellen:

1. Projekt auswählen: Zuerst wählt er das relevante Software-Projekt aus, zum Beispiel „Phoenix App“.
2. Vorgangstyp definieren: Als Nächstes stellt er den Typ auf „Bug“ ein.
3. Status eingrenzen: Um nur unbearbeitete Tickets zu sehen, wählt er Status wie „To Do“ und „In Progress“ aus und schließt „Done“ oder „Closed“ aus.
4. Team bzw. Bearbeiter filtern: Wenn das Frontend-Team einer Komponente zugeordnet ist, wählt er diese aus. Alternativ kann er die einzelnen Teammitglieder im Feld „Bearbeiter“ auswählen.
5. Sprint festlegen: Zuletzt wird im Feld „Sprint“ der „aktuelle Sprint“ ausgewählt.

Nach diesen Schritten zeigt Jira die exakte Liste an. Diese Abfrage kann nun über „Speichern unter“ als wiederverwendbarer Filter gesichert werden. Ein präziser Name wie „FE-Team | Offene Bugs im aktuellen Sprint“ erleichtert das Wiederfinden.

Dieser Prozess deckt rund 80 % der täglichen Anforderungen ab, ohne dass die JQL-Syntax erforderlich ist.

JQL für präzise Kontrolle: Komplexe Abfragen meistern

Während die Basis-Suche viele Szenarien abdeckt, stößt sie bei granularen oder mehrdimensionalen Anforderungen an ihre Grenzen. Hier entfaltet die Jira Query Language (JQL) ihr volles Potenzial. JQL ist eine textbasierte Abfragesprache, die es Power-Usern – wie Tech-Leads oder Scrum Mastern – erlaubt, extrem präzise und komplexe Filter zu erstellen, die mit der grafischen Oberfläche nicht realisierbar wären.

Die Syntax von JQL ist logisch und schnell erlernbar. Eine Abfrage besteht typischerweise aus einem Feld (z. B. status), einem Operator (z. B. =) und einem Wert (z. B. 'In Progress'). Diese Bausteine lassen sich mit Keywords wie AND oder OR zu komplexen Abfragen verketten.

Anwendungsfälle aus der Praxis

Erst die Praxis zeigt den wahren Nutzen von JQL. Hier sind einige typische Beispiele aus dem Projektalltag:

• Vorgänge finden, die kürzlich aktualisiert wurden
  Ein Product Owner will alle User Stories sehen, die in den letzten 24 Stunden bearbeitet wurden, aber noch nicht abgeschlossen sind.
• project = "Phoenix App" AND issuetype = Story AND updated >= -1d AND status != "Done"
• Historische Daten analysieren
  Ein Team-Lead untersucht, welche Tickets letzte Woche von „In Progress“ zurück nach „To Do“ verschoben wurden, um Engpässe oder unklare Anforderungen zu identifizieren.
• status CHANGED FROM "In Progress" TO "To Do" DURING (startOfWeek(), now())
• Dynamische und personalisierte Filter
  Ein Filter soll jedem Entwickler seine zugewiesenen Tickets anzeigen, die seit über drei Tagen nicht bearbeitet wurden. Die Funktion currentUser() passt sich dynamisch an den angemeldeten Benutzer an, sodass nur ein Filter für das gesamte Team benötigt wird.
• assignee = currentUser() AND updated <= -3d AND resolution = Unresolved

Dynamische Abfragen mit JQL-Funktionen

Besonders wertvoll wird JQL durch den Einsatz von Funktionen. Anstelle fester Werte ermöglichen sie Abfragen basierend auf relativen Zeiträumen oder Gruppenzugehörigkeiten. Das macht Filter wiederverwendbar und wartungsarm.

Einige nützliche Funktionen:

• membersOf("gruppe-backend"): Findet alle Vorgänge, die Mitgliedern der Backend-Gruppe zugewiesen sind.
• startOfWeek() oder endOfMonth(): Ermöglicht die Erstellung von Filtern für wöchentliche oder monatliche Reports ohne manuelle Anpassungen.
• issueHistory(): Durchsucht den Verlauf von Vorgängen nach spezifischen Änderungen, was für die Prozessanalyse wertvoll ist.

Die Beherrschung von JQL ist mehr als eine technische Fähigkeit. Sie ist ein direkter Hebel zur Sicherung der Datenqualität, zur Prozessoptimierung und zur Fundierung von Entscheidungen auf Basis präziser Einblicke.

Die Verbreitung dieser Technik unterstreicht ihren Nutzen. Analysen zeigen, dass etwa 54 % der IT-Abteilungen in größeren deutschen Unternehmen fortgeschrittene JQL-Abfragen nutzen. Für verteilte Teams, wie sie PandaNerds zusammenstellt, ist dies besonders relevant: Senior-Entwickler können standardisierte Filter-Templates erstellen und an neue Kollegen weitergeben, was die Onboarding-Zeit um durchschnittlich 32 % reduziert.

Wer mehr über die Effizienzsteigerung durch Jira im Projektmanagement lesen will, findet bei theprojectgroup.com gute Ansätze. Mit JQL können Sie einen Jira Filter erstellen, der exakt auf die komplexen Anforderungen Ihres Projekts zugeschnitten ist.

Gespeicherte Filter managen und im Team teilen

Ein Jira-Filter, ob über die UI oder per JQL erstellt, entfaltet seinen vollen Nutzen erst, wenn er gespeichert und geteilt wird. Dadurch wird aus einer einmaligen Suche ein wiederverwendbares Werkzeug, das dem gesamten Team die Arbeit erleichtert.

Der erste Schritt nach der Erstellung ist entscheidend: die Benennung. Ein klarer, prägnanter Name, der die Funktion des Filters beschreibt, ist essenziell. Eine kurze Beschreibung, die den Zweck und die Zielgruppe erklärt, beugt Missverständnissen vor.

Berechtigungen gezielt steuern

Nach dem Speichern folgt das Berechtigungsmanagement. Eine unkontrollierte Freigabe führt schnell zu Chaos. Jira bietet granulare Einstellungsmöglichkeiten, um zu steuern, wer einen Filter sehen oder bearbeiten darf.

Typische Freigabeoptionen:

• Privat: Nur Sie können den Filter sehen und nutzen. Ideal für persönliche To-do-Listen oder zum Testen neuer Abfragen.
• Gruppe: Teilt den Filter mit einer bestimmten Benutzergruppe, z. B. „Entwickler“ oder „Marketing-Team“.
• Projekt: Der Filter ist für alle Mitglieder eines oder mehrerer Projekte sichtbar. Dies ist oft die praktischste Variante für teamrelevante Ansichten.

Best Practice: Geben Sie Filter immer nur für die kleinstmögliche relevante Zielgruppe frei. Legen Sie außerdem fest, wer im Team für die Pflege der „offiziellen“ Filter zuständig ist, um die Liste sauber und übersichtlich zu halten.

Die Logik hinter jedem Filter folgt dabei einem einfachen Schema.

Jeder geteilte Filter baut auf dieser Struktur aus Feld, Operator und Wert auf, um präzise Ergebnisse zu liefern.

Filter im Alltag managen

Erstellte Filter sind nicht statisch. Anforderungen ändern sich, Projekte entwickeln sich weiter. In Jira können bestehende Filter jederzeit bearbeitet, die JQL-Abfrage verfeinert oder die Freigaben angepasst werden. Die Kopierfunktion ist nützlich, um einen bestehenden Filter als Basis für einen neuen zu verwenden.

Um den Zugriff zu beschleunigen, markieren Sie wichtige Filter als Favoriten. Sie erscheinen dann direkt in der Seitenleiste und sind nur einen Klick entfernt.

Ebenso wichtig ist das regelmäßige Aufräumen: Veraltete oder nicht mehr genutzte Filter sollten gelöscht werden. Diese Filterhygiene ist Teil einer effizienten Arbeitsweise, ähnlich wie die gezielte Workflow-Automatisierung mit den richtigen Software-Tools.

Filter als Grundlage für Dashboards, Gadgets und Reports

Gespeicherte Filter sind die Basis für aussagekräftige Dashboards und Reports in Jira. Ein gut durchdachter Filter wird zum wiederverwendbaren Baustein, der Daten live visualisiert und den Projektfortschritt transparent macht. Anstelle manueller Berichte entstehen dynamische Ansichten, die sich automatisch aktualisieren.

Ein Team-Dashboard ist das perfekte Beispiel. Hier werden verschiedene „Gadgets“ kombiniert, die alle auf gespeicherten Filtern basieren. So entsteht eine zentrale Informationsquelle, die jedem Teammitglied auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen zeigt.

Dashboards mit filterbasierten Gadgets zum Leben erwecken

Die wahre Stärke liegt in der Visualisierung. Gadgets verwandeln Filterdaten in verständliche Diagramme und Statistiken.

Hier sind einige der praktischsten Gadgets, die mit Filtern verknüpft werden können:

• Filterergebnisse (Filter Results): Zeigt die Rohdaten eines Filters als Liste an. Perfekt für eine persönliche To-do-Liste auf dem Dashboard, z. B. mit dem Filter „Meine offenen Tickets“.
• Zweidimensionales Filter-Statistik-Diagramm (Two Dimensional Filter Statistics): Erstellt eine Matrix, die z. B. den Bearbeiter (Y-Achse) mit dem Status (X-Achse) vergleicht. So wird die Arbeitslastverteilung sofort ersichtlich.
• Erstellte vs. erledigte Vorgänge (Created vs. Resolved Chart): Dieses Liniendiagramm visualisiert den Arbeitsfluss. Es zeigt, ob das Team mehr Aufgaben erledigt, als neue hinzukommen – ein wichtiger Indikator für die Teamleistung.

Ein gut konfiguriertes Dashboard beantwortet die wichtigsten Fragen, bevor sie gestellt werden. Es schafft eine gemeinsame Datenbasis für das Team und kann Status-Meetings effizienter gestalten oder sogar ersetzen.

Die Verknüpfung von Filtern und Dashboards ist ein enormer Effizienz-Hebel. Unternehmen, die fortgeschrittene Filterstrategien einführen, berichten von einer durchschnittlichen Effizienzsteigerung von 34 % innerhalb der ersten sechs Monate.

Automatisierte Reports mit Filter-Abonnements

Filter-Abonnements sind ein weiteres nützliches Feature. Sie ermöglichen den regelmäßigen Versand von Filterergebnissen per E-Mail an Einzelpersonen oder ganze Teams. Der Report landet direkt im Posteingang, ohne dass Jira aktiv geöffnet werden muss.

Beispielsweise könnte ein Team-Lead jeden Morgen um 8:00 Uhr eine E-Mail mit allen blockierten Tickets erhalten. Oder das Team bekommt jeden Freitag einen Überblick über die erledigten Storys der Woche. Dies ist mit wenigen Klicks eingerichtet und stellt sicher, dass wichtige Informationen proaktiv kommuniziert werden.

Diese Art der Automatisierung ist ein Kernprinzip agiler Methoden. Wenn Sie tiefer in die Auswahl der passenden Methode eintauchen möchten, finden Sie in unserem Vergleich von Scrum vs. Kanban im Projektmanagement wertvolle Einblicke.

Häufige Fragen zu Jira-Filtern und JQL

Im Arbeitsalltag mit Jira und JQL treten oft dieselben Fragen auf. Hier finden Sie praxiserprobte Antworten zu Berechtigungen, Performance-Optimierung und spezifischen Suchanfragen.

Wie erstelle ich einen Filter, der alle nicht zugewiesenen Tickets anzeigt?

Eine Standardaufgabe für jeden Teamleiter oder Scrum Master, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe unbearbeitet bleibt. Die JQL dafür ist einfach und ein gutes Beispiel für einen wichtigen Kontrollmechanismus.

Die grundlegende Abfrage lautet: assignee IS EMPTY oder assignee = null.

In Kombination mit anderen Kriterien wird der Filter noch nützlicher. Ein realistisches Beispiel, um alle offenen, nicht zugewiesenen Tickets in einem Projekt zu finden, wäre:

project = "Website Relaunch" AND assignee IS EMPTY AND status != "Done"

Dieser Filter eignet sich ideal für ein Gadget auf dem Team-Dashboard, um die "herrenlosen" Tickets für alle sichtbar zu machen.

Warum funktioniert mein geteilter Filter bei Kollegen nicht?

Ein häufiges Problem. Wenn ein geteilter Filter bei einem Kollegen keine oder falsche Ergebnisse anzeigt, liegt es fast immer an den Berechtigungen an einer von zwei Stellen:

1. Filter-Freigabe ist falsch konfiguriert: Überprüfen Sie die Freigabeeinstellungen des Filters. Möglicherweise ist er noch auf „Privat“ gesetzt. Unter „Details“ kann er für die richtige Gruppe oder das Projekt freigegeben werden.
2. Dem Kollegen fehlen Projektberechtigungen: Dies ist die häufigere Ursache. Der Filter greift auf Elemente (Projekte, Boards, benutzerdefinierte Felder) zu, für die der Kollege keine Leseberechtigung hat. Wenn der Filter Tickets aus „Projekt X“ anzeigt, der Nutzer aber nur Zugriff auf „Projekt Y“ hat, bleibt seine Ergebnisliste leer.

Merke: Immer beides prüfen – die Freigabe des Filters und die Berechtigungen des Nutzers für alle im Filter referenzierten Objekte.

Kann ich nach Vorgängen filtern, an denen ich letzte Woche gearbeitet habe?

Ja, das ist eine effektive Methode, um einen Wochenrückblick zu erstellen oder sich auf ein Status-Update vorzubereiten. JQL kann den Änderungsverlauf von Vorgängen durchsuchen.

Eine praxiserprobte JQL dafür ist:

updated >= -7d AND status CHANGED BY currentUser()

Diese Abfrage findet alle Vorgänge, die in den letzten sieben Tagen aktualisiert wurden und bei denen Sie persönlich eine Statusänderung vorgenommen haben. Dies gibt einen genauen Überblick über die Tickets, die Sie aktiv vorangebracht haben.

Wie optimiere ich die Performance eines langsamen JQL-Filters?

In großen Jira-Instanzen können ineffiziente JQL-Abfragen die Systemleistung beeinträchtigen. Langsame Filter resultieren meist aus zu breiten oder schlecht formulierten Suchen.

Die wichtigsten Optimierungshebel:

• Spezifisch sein: Schränken Sie die Suche immer zuerst auf ein oder mehrere Projekte ein (project IN (PROJ1, PROJ2)). Dies ist der größte Performance-Faktor.
• Negationen vermeiden: Operatoren wie != oder NOT IN erfordern, dass Jira erst alle Vorgänge prüft und dann aussortiert, was rechenintensiv ist.
• Exakte Suchen nutzen: Eine unscharfe Textsuche mit dem Tilde-Operator (~) ist deutlich langsamer als die Suche nach einer exakten Übereinstimmung (=).
• ORDER BY mit Bedacht einsetzen: Das Sortieren großer Ergebnismengen ist ressourcenintensiv. Verwenden Sie ORDER BY nur bei Bedarf und immer in Kombination mit einem sehr spezifischen Filter.

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